Saber delegar tarefas e dar poder de decisão aos membros da equipe é um desafio para grande parte dos empreendedores. Para o bem da empresa, essa postura tem de ser revista, pois o ato de delegar aumenta o envolvimento e a motivação da equipe e permite que o empresário tenha tempo para pensar em estratégias para melhorar o desempenho do negócio.
"O dono deve agir como se fosse o maestro de uma orquestra. Ele não pode liderar e coordenar todas as ações se estiver imerso em papeladas e tarefas de execução, assim como um maestro não toca nenhum instrumento enquanto rege a orquestra", diz a mentora de negócios, Thaizi Morani.
Dona da Unicredit Assessoria Empresarial, Myriam Campello sempre foi muito centralizadora. "Achava que as coisas só funcionariam se eu estivesse à frente." E assim foi por muitos anos, até ela se tornar franqueada de uma clínica de estética e, em seguida, criar a marca Seu Pé, de podologia.
"Com muito esforço consegui formar equipes que agora trabalham sozinhas. Fico nos bastidores observando indicadores e passando orientações, mesmo à distância. Por meio de sistemas e planilhas online, posso saber de tudo onde quer que eu esteja. Delegar é um exercício contínuo, mas tem de começar aos poucos", ensina.
Além de reduzir a sobrecarga de trabalho, agora, ela também consegue ter visão de fora do negócio. "Como ficava muito envolvida com a operação, não tinha esse olhar. Ao colocar outras pessoas para executar atividades rotineiras, passei a enxergar meus negócios como um todo. A independência me abriu novos horizontes. Tanto, que também administro uma clínica de estética das minhas filhas."
Myriam diz que outro resultado positivo é que as equipes ficaram mais envolvidas com o trabalho. "Hoje, eles vibram muito a cada conquista."
Master coach e especialista em análise comportamental, Renata Valéria Lopes afirma que a empatia é fundamental para que ocorra uma boa delegação. "Ao criar vínculos com os subordinados, o gestor elimina os ruídos que podem ocorrer na comunicação. A postura, o tom da voz, a forma como as palavras são ditas fazem toda a diferença nesse processo."
Renata afirma que por estar presente no dia a dia da operação, o gestor consegue identificar as aptidões e habilidades de cada funcionário e alocar melhor as tarefas de forma a explorar ao máximo o potencial de cada indivíduo.
"Sem dúvida, a delegação com o acompanhamento correto proporciona autonomia e mais sinergia entre os membros do time. O empresário que investe tempo para desenvolver novas habilidades na equipe e faz delegações claras, dá à equipe a oportunidade de se tornar corresponsável pelos resultados."
A importância de delegar e de manter boa comunicação com o time é tamanha, que Robson Barbosa atribui a falência de sua empresa de terraplenagem Rio Maq Brasil, ao fato de não ter tido essa postura. "Percebo que a má comunicação e a falta de delegação estão entre os fatores que desencadearam minha queda, porque o negócio foi ficando ineficaz. Cheguei a ter 27 colaboradores e atuamos em grandes obras no Rio de Janeiro."
Formado em direito, Barbosa perdeu R$ 600 mil com o fechamento da Rio Maq. "Ter cometido esses erros teve um ponto positivo. Hoje, sou coach financeiro e ajudo empreendedores a adotar voz de comando assertiva e a colocar as pessoas certas em cada função", conta.
A bióloga Fernanda Fajardo diz que sempre teve vontade de ter um negócio. Quando terminou o mestrado, desistiu de fazer doutorado para abrir um estúdio de pilates.
"Depois disso, também me tornei franqueada da Não + Pelo. Quando montei a segunda unidade da clínica de depilação, fechei o estúdio de pilates. Mesmo assim, estava me sentido estressada, porque tinha de correr de uma unidade para outra, tentando resolver tudo sozinha e trabalhando muito de segunda a sábado", afirma.
Ela descobriu que não sabia delegar quando procurou uma consultoria para ajudá-la a melhorar o processo de gestão das duas unidades franqueadas.
"Um dos diagnósticos que consultores fizeram foi justamente da minha dificuldade em delegar. Eles me explicaram que se eu não mudasse os negócios não iriam crescer e eu não teria uma vida saudável."
Fernanda afirma que teve muita dificuldade no começo. "Sempre achei que eu fazia melhor, que era mais rápido eu fazer do que explicar como faz. Foi um processo de aprendizado. Tem de ir treinando a equipe e ter paciência para que as coisas comecem a fluir, mesmo que não seja do seu jeito, as coisas acontecem."
A empresária afirma que não tinha clareza de quanto a sua necessidade de controlar e fazer tudo sozinha causava prejuízo a ela e ao o negócio. "Hoje, me estresso muito menos e tenho mais tempo livre. O resultado do negócio também melhorou, porque a equipe está mais responsável e tem mais autonomia. Mas é um processo contínuo", diz.
A psicóloga Cláudia Melo diz que o empreendedor que tem medo de delegar ainda está em formação. "Alguns têm medo porque ainda estão crescendo, amadurecendo. Outros, porque já erraram antes e ficam inseguros. Também pode haver algum trauma decorrente de uma experiência ruim, como uma traição", afirma.
Segundo ela, a primeira dica para o empreendedor mudar essa situação é buscar autoconhecimento, saber quem é e o que busca, o que quer para o futuro. "Mas tem de olhar para ele de forma real e não fantasiosa. Ele tem de entender que precisa mudar e investir mais nos funcionários, trazê-los para perto e confiar neles de verdade."
'Ter equipe autônoma deixa dono livre para pensar em inovação'
Thaizi Morani, mentora de negócios
Como aprender a delegar? A chave é mudar a mentalidade e ter melhor compreensão de seu papel à frente do negócio. O empresário deve abandonar a postura de 'empregado' e executor. Nem mesmo o papel da gerência pode ser comparado ao dele.
Como se preparar? Ele deve estar preparado para avaliar o que deve ou não ser o seu papel, separando o que é estratégico do que é execução. Montar um planejamento para o processo de delegação poderá ajudá-lo.
Dá para fazer isso sozinho? Delegar é uma competência que pode ser desenvolvida e aprendida. Ao notar a sobrecarga e a dificuldade de delegar deve buscar conhecimento. Dependendo do caso, pode contar com cursos, workshops, coaching ou mentoria. Até mesmo no YouTube há conteúdo sobre o assunto.
O que fazer após montar o planejamento? A primeira providência será avaliar as habilidades e conhecimentos da equipe para selecionar quem será o novo responsável por cada tarefa de sua lista. Em seguida, deve comunicar à equipe de modo claro e fazer o acompanhamento e as correções necessárias.
Como preparar a equipe? Na maioria dos casos, o empresário que adota uma postura centralizadora é inseguro quanto à maturidade e capacidade de realização da equipe. Alguns relatam temer quedas de qualidade e falhas relacionadas a decisões e ações que ele pensa que poderia evitar se estivesse no controle. Uma definição clara de valores e a absorção pela equipe da cultura da empresa irão garantir que mesmo sem consultá-lo a cada passo, os funcionários terão autonomia para tomarem decisões e em contato com os clientes saberão como agir.
Por que é importante delegar tarefas? Delegar com qualidade dá poder à equipe e faz aumentar o senso de responsabilidade, o engajamento e a autonomia. Sucesso é um jogo de equipe. Por mais hábil e capacitado que o empresário seja, ele precisa entender que ter um negócio e saber gerir pessoas são indissociáveis, pois são as pessoas/funcionários que produzirão o resultado na prática. É necessário buscar sempre esse objetivo e se aprimorar nisso. O funcionário se sente parte do processo, como se o negócio fosse dele também. Ao se sentir respeitado e importante, ele fica mais zeloso, criterioso e muito mais motivado a construir os resultados que a empresa precisa.
Mesmo delegando ele deve monitorar as atividades? São dois momentos. Quando está treinando a equipe e quando a equipe já aprendeu e está sendo acompanhada. Se a delegação estiver em processo, ele deve acompanhar e monitorar as atividades para corrigir falhas, até que os colaboradores possam executar com qualidade e autonomia. Contudo, se já terminou o processo e a tarefa já é atribuída a um dos subordinados, deve monitorar, não revisar. Evite se tornar um revisor de tarefas, pois continuará preso e sobrecarregado.
Como monitorar à distância? O empresário deve lidar com indicadores de desempenho. Ele deve avaliar o macro processo do negócio e não cada pequeno processo operacional. Quando um indicador de desempenho apresentar falhas, aí sim deve agir e auditar a execução.
O que fazer após delegar? O empresário sabe quais ações e tarefas importantes vêm deixando de fazer em seu negócio por falta de tempo. O que ele precisa é entender que não as faz por estar executando rotinas que deveriam ser delegadas ao time.
E o tempo livre? Quem atua com equipe autônoma é livre para gerir seu tempo. Inclusive, para praticar atividades que aumentem sua qualidade de vida e o tempo em família. Ser feliz como indivíduo aumenta o senso de propósito e oxigena a mente para gerar inovações e novas estratégias.
