O papel que nós queremos: redução no consumo gera economia e mais eficiência

O papel que nós queremos: redução no consumo gera economia e mais eficiência

Amcham Brasil

25 de abril de 2017 | 13h47

Na final da década de 70, uma série de reportagens publicadas pela revista Business Week compilou as visões de grandes empresas e especialistas a respeito do que seriam os escritórios no futuro. Entre os temas abordados estava o ciclo de vida do papel. De acordo com um dos textos, o recurso teria seus dias contados até a década de 90 em função, principalmente, das novas tecnologias como os computadores e as máquinas copiadoras.

As décadas se passaram e, ao contrário do que se imaginava, a produção e o uso de papel não caíram. Segundo dados do Ibá (Indústria Brasileira de Árvores), desde 1950 a produção no Brasil vem crescendo anualmente. Em 66 anos, o setor aumentou em 40 vezes a sua produção e gerou no último ano mais de US$ 1,1 bilhão de saldo positivo na balança comercial.

Isso se dá, basicamente, porque muitas organizações ainda mantêm impressos documentos e outros processos considerados importantes. Uma pesquisa realizada pela AIIM (Association for Information and Image Management) em 2015 indica que 40% das empresas têm seus arquivos em papel e um dos motivos apontados para esse quadro é o desconhecimento sobre as opções que reduzam ou até mesmo eliminem o uso do material.

Ainda assim, nos últimos anos, o movimento pela substituição do recurso também tem aumentado, o que indica que as previsões feitas em 1975 podem se concretizar, só que em uma velocidade muito inferior ao que se imaginava. Dois dos aspectos que incentivam essa mudança são a redução de gastos e o aumento da eficiência nos escritórios. Sobre isso, a AIIM mostra que metade das empresas já estão se integrando a essa mudança de paradigma – entre a redução do impresso e a adesão ao ambiente digital -, sendo que para 11% isso está acontecendo de forma acelerada.

A Chesf (Companhia Hidrelétrica do São Francisco) é um desses exemplos. Desde 2013 um sistema de controle de impressões ligado a máquinas mais eficientes gerou uma economia na ordem de 40% no orçamento geral da empresa. “A gente imprimia 1 milhão de páginas por mês com um custo de impressão/ano em torno de 3 milhões de reais. Reduzimos isso em quase 50%[das folhas], o que foi uma economia muito grande”, destaca Luciano Thomaz, gerente da Divisão de Gestão de Relacionamento com o Cliente de Tecnologia da Informação da Chesf.

Ele conta que o custo caiu quando a empresa contratou um serviço de diagnóstico de impressão, que fez uma análise das necessidades reais da empresa em relação ao recurso e indicou processos mais eficientes e econômicos. “Antes nós usávamos jato de tinta e máquinas individuais. O custo era altíssimo”, comenta Thomaz. A otimização também permitiu à Chesf ter relatórios de desempenho de impressão, indicando exatamente o número de folhas utilizadas ao longo dos meses. A partir disso, eles promoveram uma ação de plantio de árvores para reduzir os impactos ambientais do papel e incentivar ainda mais o seu desuso. “Adotamos um modelo desenvolvido pela USP que diz que cada 7.500 páginas impressas correspondem a uma árvore que deverá ser plantada para reduzir o CO2 da utilização desse papel”.

Vale ressaltar que todas as árvores utilizadas na indústria de papel e celulose no Brasil são de florestas plantadas e não nativa. No entanto, os processos de fabricação do papel não são livres de impactos, como no consumo de energia e no uso de água. De acordo com a Embrapa (Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária vinculada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento), para produzir 1 tonelada de papel são necessárias 2 a 3 toneladas de madeira, uma grande quantidade de água e muita energia. Por isso, para neutralizar essas ações, a Chesf já plantou quase 4 mil árvores e continua promovendo ações para maior utilização do ambiente digital ao invés do impresso. A iniciativa fez com que a empresa concorresse ao Prêmio Eco em 2015. Sobre o futuro, “o próximo passo seria a digitalização total dos processos”, indica o Thomaz

A digitalização de serviços e produtos pode ainda proporcionar uma experiência mais positiva para os clientes, ainda mais no mercado financeiro. A criação de aplicativos, por exemplo, possibilita o pagamento de contas e uma série de operações sem que seja necessário a ida a uma agência – além de não produzir extratos ou comprovantes em papel. Segundo Linda Murasawa, superintendente executiva de desenvolvimento sustentável do Banco Santander, há cada vez mais clientes digitais. “Há uma preferência em receber uma fatura digital, com a tecnologia do celular, tablets e computadores. As pessoas preferem acessar dessa forma do que esperar receber o extrato de papel em casa”, exemplifica.

Além disso, o banco instituiu o que chama de Clique Único – o sistema diminuiu de forma significativa a quantidade de papéis para abrir uma conta ao tornar o processo digital. Murasawa ressalta, no entanto, que é um trabalho de conscientização: “Não posso obrigar o cliente a pedir uma fatura digital, apenas colocar como uma opção”.

Dentro da organização, o Programa Fit-To-Grow trouxe o conceito de de diminuir recursos, gerando economia, e a praticar o não-desperdício – inclusive do papel. Ações simples como a mudança de configuração de impressoras – para imprimir o necessário utilizando menos folhas – impactaram positivamente. Em 2016, houve uma redução de 711 toneladas de papel em toda a organização. O engajamento dos próprios colaboradores na causa, sem dúvida, é um elemento chave para a eficiência da iniciativa. Através da comunicação contínua, incentivo e treinamentos a respeito da questão, eles entendem o impacto das pequenas ações. “Às vezes, os funcionários pensam que economizar uma folha por dia não vai fazer a mínima diferença. Mas aqui temos 45 mil funcionários: se cada um economizar uma folha de papel por dia, são 45 mil folhas economizadas por dia. Se multiplicamos isso por dias úteis e mostramos o resultado desta conta ao funcionário, ele leva um susto e entende o impacto”, compartilha. O Santander já participou do Prêmio Eco com outras iniciativas de sustentabilidade empresarial.

Além da economia financeira e do insumo em si, Murasawa identifica que a questão dessa ação de sustentabilidade tem impactos também no uso água, emissão de gás carbônico e uso de energia. Segundo a executiva, a economia de papel do ano de 2016 “tem impacto muito grande porque se pensarmos na cadeia produtiva, se eu tivesse consumido todo esse papel, teria consumido 355 mil metros cúbicos de água indiretamente”. Além disso, evitou-se a emissão de 775 toneladas de gás carbônico. “E, nesse processo, o cliente não deixou em nenhum momento de ser atendido”, indica.