Adeus, viagens de trabalho

Em lugar de viajar para três ou quatro países diferentes, podemos entrevistar pessoas ou participar de reuniões virtuais simultâneas, reduzindo o custo ou eliminando a quase totalidade dos custos das viagens de trabalho de executivos e jornalistas.

Ethevaldo Siqueira

28 de agosto de 2010 | 11h30

Tenho vivido nos últimos meses uma experiência empolgante, como mudança de paradigma, ao entrevistar, simultaneamente, sem sair de São Paulo, até quatro pessoas, cada uma delas localizada num país diferente – ou em quatro pontos diferentes do planeta. O que até há poucos anos seria algo quase de ficção, pode transformar-se em rotina na vida de jornalistas, de executivos ou de outros profissionais.

É claro que, como experiência humana, nenhuma tecnologia supera o encontro presencial, pessoal, face a face, em entrevistas ou reuniões. Mas, quando se trata de conectar profissionais distantes, em cidades, países ou até continentes diferentes, as vantagens dessa tecnologia superam largamente o distanciamento físico, ao proporcionar encontros virtuais por meio de um sistema tão avançado quanto o da Telepresença (ou Telepresence, em inglês).

Executivos e jornalistas são os primeiros profissionais a usufruir os benefícios da Telepresença, novo meio de comunicação multimídia, com imagens em alta definição e tamanho natural, desenvolvida originalmente pela Polycom, HP, Cisco e outras empresas.

Comecei a usar o novo sistema no começo de 2009. Há poucas semanas, de uma sala de Telepresença em São Paulo, entrevistei simultaneamente três cientistas: um em Londres, outro em Nova York e o terceiro em São Francisco. Além de conversar com os três, em conjunto, com o benefício adicional dos comentários recíprocos, concluí meu trabalho em tempo recorde, sem ter que viajar para aquelas três cidades.

Mais recentemente, sem sair de São Paulo, entrevistei três executivos da BT, a empresa britânica responsável pela infraestrutura e por todos os serviços de telecomunicações dos Jogos Olímpicos de Londres, de 2012. Os entrevistados estavam em três diferentes cidades britânicas.

Mais do que economizar tempo e dinheiro, senti a alegria de estar contribuindo para a redução da poluição e, em especial, do aquecimento global. O realismo das imagens de alta definição e em tamanho natural nos dá a perfeita sensação de que as pessoas estão ali presentes, diante de nós. As imagens dos participantes, complementadas por efeitos visuais avançados e recursos de áudio de alta qualidade, nos dão até a percepção da expressão facial e da voz dos interlocutores, sem qualquer distorção. Além disso, podemos trocar documentos, textos ou programas de computador.

“No futuro, a maioria das entrevistas e reuniões será virtual, feita via internet” – prevê John Chambers, presidente da Cisco. “Por tudo isso que Você menciona, o primeiro objetivo desse sistema de comunicação é a substituição de viagens de negócios. E é bom lembrar que hoje a grande maioria da comunicação de negócios é do tipo não-verbal. No futuro, embora virtual, a comunicação tende a ser majoritariamente verbal, natural, espontânea, olho no olho. Cerca de 80% das viagens de negócios poderão ser substituídas pelas novas formas de comunicação, como a Telepresence, combinada com os recursos de computação da internet.”

 Chambers prevê ainda que, em poucos anos, a internet deverá tornar-se a forma mais utilizada de comunicação profissional ou de negócios. Em segundo lugar, virá a combinação de vídeo com a web, como na Telepresença. À medida que as redes de banda larga venham a expandir-se mundialmente, mais frequente se tornará esse novo tipo de videoconferência.

Vídeo vs. Telepresença

 Como comparar os sistemas tradicionais de videoconferência com a Telepresença? Embora seja muito mais barato, o velho sistema de videoconferência é muito mais difícil de programar e usar. Além disso, não proporciona imagens de alta qualidade. No caso da Telepresença, as câmeras são posicionadas para proporcionar automaticamente uma melhor cobertura da sala. Desse modo, os participantes não precisam ajustá-las durante as reuniões.

O uso da Telepresença cresce rapidamente no Brasil e no mundo. Embora ainda tenha sabor de novidade para jornalistas, já se torna rotina para muitos executivos.

É claro que a Telepresença não é indicada para qualquer empresa, nem para uso esporádico, mas para aquelas que fazem elevado número de reuniões executivas em diferentes localidades ou necessitem de comunicação frequente com grandes clientes. Seu objetivo central é reduzir o número de viagens corporativas e, assim, contribuir para a preservação do meio ambiente.

Imagine, leitor, os ganhos efetivos que obtenho quando tenho que entrevistar de forma presencial, pessoalmente, face a face, em lugares muito diversos, e substituo toda a logística antiga pela Telepresença, que me permitir conversar com as mesmas pessoas, simultaneamente, sem sair de São Paulo, até em quatro diferentes países. Pelos métodos tradicionais, meus gastos seriam 500 vezes maiores, considerando os custos de telecomunicações, passagens aéreas, hotéis, refeições, transportes locais, mas sem contar o custo de meu tempo.

Além da redução das despesas de viagens, o uso dessa nova tecnologia melhora a comunicação entre clientes, parceiros e colaboradores, desenvolve melhor relacionamento, amplia a confiança e proporciona maior compreensão das diferenças culturais.

Viajar, só por prazer

Para quem viaja com muita frequência, os desgastes incluem aeroportos congestionados, o desconforto de passar 10 ou 12 horas espremido em poltronas da classe econômica, constrangedoras inspeções de segurança que chegam às raias da humilhação, atrasos de voos, perda de bagagens e conexões sem fim. 

Por sua naturalidade e espontaneidade, a Telepresença permite também maior integração de colaboradores que trabalham em diferentes unidades. Reduz o tempo de comercialização, ao tornar as decisões mais rápidas e inteligentes. Com o aumento do tempo líquido de lazer, contribui para a elevação da qualidade de vida dos funcionários.

Em projetos especiais, um sistema de Telepresença pode conectar até 48 telas simples (single screens) em comunicação simultânea. Ou seja, é possível ter até 48 telas, com 96 pessoas em uma única reunião.

Investimento

Qual é o investimento para se montar uma sala de Telepresença? De acordo com a necessidade dos clientes, pode variar de US$ 50 mil a US$ 300 mil. Este valor refere-se apenas à compra dos equipamentos. O retorno do investimento (ROI, na sigla em inglês) desses projetos costuma ser bem rápido, considerando os custos das viagens de seus profissionais.

A Dimension Data, empresa integradora de salas de Telepresença, em nome da Cisco, integrou há meses 50 unidades da Procter & Gamble em 23 países, inclusive o Brasil.

Uma sala de Telepresença é, na verdade, um sistema altamente interativo, que utiliza câmeras de alta definição nativas em 720 e 1080pixels, áudio multicanal espacial com cancelamento de eco, em ambiente preparado para prover a melhor experiência de acústica e visual, bem como a integração com sistemas de comunicações, internet e multimídia.

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