Como manter a produtividade em escritórios abertos, sem salas privativas
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Como manter a produtividade em escritórios abertos, sem salas privativas

Ambiente de trabalho aberto pode ser mais eficiente se o profissional se impuser algumas atitudes, como fazer melhor uso de e-mails, recusar reuniões e fazer trabalho remoto eventualmente

Breno Paquelet

10 de fevereiro de 2020 | 15h48

Cada vez mais empresas têm optado por ambientes de trabalho abertos, que favorecem a colaboração e o compartilhamento de ideias. Escritórios em que profissionais têm acesso uns aos outros, a qualquer momento, substituíram estruturas de salas privativas e cubículos com separações entre os colaboradores.

Se por um lado isso permite maior interação, dando agilidade à execução de tarefas, essa prática também atrapalha a concentração, essencial para a realização de atividades intelectuais mais profundas.

Escritórios abertos são satisfatórios para a execução de tarefas automáticas e rotineiras, como enviar e-mails (que em média consomem 25% do tempo do profissional), revisar arquivos e participar de inúmeras reuniões (que chegam a representar metade do tempo trabalhado), intercalando com pequenas pausas para distração e atividades secundárias (como “tomar um cafezinho”, usar redes sociais e bater papo com colegas).

Esse ciclo praticamente inviabiliza o uso do tempo para atividades mais profundas e estratégicas. Atualmente, com as diversas ferramentas disponíveis, sobram dados e falta tempo para analisá-los, o que acaba gerando execução automática do trabalho, sem espaço para identificação e execução de necessárias mudanças de rumo.

Ao organizar a rotina e torná-la menos mecânica, os escritórios abertos podem ser mais produtivos. Foto: Pixabay

Para destacar-se no ambiente profissional e atingir resultados relevantes, é essencial romper esse ciclo de cumprimento mecânico de tarefas, materializado pelo prazer de “concluir itens da lista” e começar a tentar realizar atividades mais densas, estruturadas e profundas, que acabam ficando em segundo plano por meses. Algumas atitudes que podem ajudar nessa missão de salvar valiosos intervalos de tempo, livre de distração, são:

  • Recusar reuniões ou estabelecer limite de tempo para sua participação: Diariamente, somos convidados para inúmeras reuniões em que muitas vezes não somos parte essencial. Por mais desconfortável que seja, se o profissional conseguir rejeitar pelo menos um convite de reunião por semana, isso pode liberar 1 ou 2 horas em sua agenda (considerando o tempo gasto em deslocamento, em espera e o necessário até retomar plenamente suas atividades).
  • Almoçar eventualmente em horário alternativo ou chegar ao escritório mais cedo: Alterar em 30 minutos sua janela de horário de almoço ocasionalmente (1 ou 2 vezes por semana) ou chegar ao escritório mais cedo pode garantir tranquilidade para trabalhar em um ambiente mais vazio e silencioso para concluir atividades relevantes.
  • Fazer melhor uso dos e-mails: Resistir ao impulso de abrir imediatamente a caixa de e-mails ao chegar ao escritório, desativar notificações automáticas, aumentar o intervalo de tempo de checagem ou definir períodos de tempo “offline” podem aumentar sensivelmente a produtividade.

Além dessas, outras táticas úteis para isolamento temporário também ajudam, como buscar uma sala ou local isolado por algumas horas, realizar trabalho remoto eventual (mesmo que o gestor não seja muito aberto a isso, uma conversa específica sobre o tema, alinhando a entrega de uma importante tarefa, pode funcionar), uso de fones de ouvido para repelir interrupções e combinar períodos de “não-perturbe” com os colegas.

Liberar horas semanais para realizar trabalho profundo, focado e não automático é uma tarefa difícil, mas se torna cada vez mais viável ao se tentar ativamente. Colegas e gestores podem estranhar no início, mas após o choque inicial as pessoas tendem a aceitar a inacessibilidade, se ela for realizada em períodos bem definidos e se, fora deles, o profissional demonstrar disponibilidade e fácil acesso.

* Breno Paquelet é especialista em negociações estratégicas pela Harvard Business School, com educação executiva em Estratégia Empresarial no Massachusetts Institute of Technology (MIT). É professor do MBA em Gestão Empreendedora da Universidade Federal Fluminense (UFF), professor convidado da Casa do Saber/RJ e autor do livro ‘Pare de Ganhar Mal’ (ed. Sextante).

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