Pelo fim da tirania dos e-mails de trabalho fora de horário
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Pelo fim da tirania dos e-mails de trabalho fora de horário

Quando o e-mail é visto como recurso infinito, as pessoas abusam dele. Se uma corporação limita seu uso, cada mensagem se torna mais valiosa - e os funcionários se tornam mais conscientes de como e quando escrevem mensagens

nayarasampaio

29 de agosto de 2014 | 16h57

Excesso de e-mail virou problema para trabalhadores de escritórios

Clive Thompson

The New York Times

No próximo final de semana será celebrado nos Estados Unidos o dia do trabalho, e é grande a chance de muitos checarem o e-mail de trabalho durante o “feriado” – sentindo-se culpados em seguida.

Talvez os americanos sintam inveja dos serenos funcionários da montadora alemã Daimler. Nas férias, os empregados podem configurar o e-mail corporativo para o “modo férias”. As mensagens que lhes forem enviadas são respondidas automaticamente com uma notificação informando que o funcionário não está disponível, oferecendo o contato de outro empregado em atividade.

Em seguida, puf, o e-mail recebido é apagado e, com isso, os funcionários não encontram caixas de entrada transbordando de mensagens digitais acumuladas durante a sua ausência. “A ideia é dar uma pausa às pessoas e permitir que descansem”, disse um porta-voz da Daimler à revista Time. “Assim eles voltam ao trabalho com o ânimo renovado.”

Limitar os e-mails de trabalho parece ser uma atitude radical, mas essa é a tendência na Alemanha, onde Volkswagen e Deutsche Telecom adotaram políticas limitando o envio de mensagens de trabalho a alguns funcionários durante as noites e finais de semana. Se isso está ocorrendo na Alemanha, obcecada pela precisão e alta produtividade, será que o mesmo poderia ocorrer nos EUA? É claro que sim. Não só poderia, como deveria.

Os habitantes dos cubículos de escritório têm razão ao reclamarem do e-mail. Eles gastam 28% de sua semana de trabalho às voltas com essas mensagens, de acordo com o McKinsey Global Institute. As caixas de entrada são checadas 74 vezes ao dia, em média, de acordo com Gloria Mark, especialista em comportamento no ambiente de trabalho e professora da Universidade da Califórnia em Irvine.

E muitas dessas checagens ocorrem a partir de casa. Jennifer Deal, pesquisadora científica sênior do Centro para Liderança Criativa, fez um levantamento com funcionários de escritório que usam smartphones e descobriu que a maioria deles se mantinha ligada ao aparelho durante impressionantes 13,5 horas por dia, até tarde da noite.

Os funcionários não faziam pausas nem mesmo durante o jantar – momento em que 38% desses trabalhadores verifica o e-mail de trabalho “rotineiramente”, de acordo com outra pesquisa, olhando para o celular sob a mesa. Metade deles checa as mensagens na cama, pela manhã. A aflição dos trabalhadores decorre da expectativa de responderem imediatamente a um colega ou chefe, independentemente do horário absurdo. Por isso a interminável e frenética checagem de mensagens, e o medo de meter-se em encrenca por ignorar algo.

Assim, como questão de pura decência humana e justiça no ambiente de trabalho, reduzir a pressão causada pelos e-mails fora do horário de trabalho é uma meta louvável.

Mas também parece que, do ponto de vista corporativo, o céu não vai cair. As poucas empresas americanas que imitaram a Daimler dizem que não é difícil administrar esses limites.

Nos escritórios da firma global de relações públicas Edelman, em Toronto, os gestores criaram a regra das “7-às-7“. Os funcionários são enfaticamente orientados a não enviar e-mails uns aos outros antes das 7 da manhã e depois das 7 da noite. É claro que eles podem checar suas caixas de entrada se desejarem – mas não é recomendado enviar nada aos colegas. Trata-se do reconhecimento que a única forma de reduzir o volume de e-mails é convencer os colegas a não escrever por reflexo toda vez que tiverem a menor das perguntas.

Aqueles que o fazem são repreendidos. “É preciso reforçar as regras”, disse-me Lisa Kimmel, gerente geral do escritório. “Quando contamos isso aos candidatos no processo de seleção, seus olhos se iluminam.”

Até as startups estão experimentando a ideia de limitar os e-mails. A Book Riot, que mantém um site para amantes dos livros, conta com oito funcionários em tempo integral que trabalham via acesso remoto durante a maior parte do tempo, em diferentes zonas horárias, frequentemente seguindo agendas frenéticas. Todos eles concordam: e-mails podem sem enviados quando o remetente quiser, mas não se deve esperar uma resposta até que o destinatário tenha voltado ao escritório.

“Entende-se que, se alguém tiver uma ideia louca às 3 da madrugada e a enviar, o problema de enviar e-mails no meio da noite é do remetente – o destinatário responde quando quiser”, disse-me Rebecca Schinsky, diretora de conteúdo do site. No Boston Consulting Group, quando uma equipe de consultores estressados começou a organizar “horários de folga previsíveis” – zonas de proibição de envio de mensagens durante a folga – o número total de horas de trabalho teve queda de 11%, mas o volume de trabalho realizado foi idêntico.

Por que menos e-mails podem significar mais produtividade? Como descobriu Jennifer em sua pesquisa, a enxurrada interminável de e-mails é uma facilitadora. Isso costuma ocultar terríveis práticas de gestão.

Quando os funcionários disparam uma fuzilaria de pequenas questões via e-mail, ou incluem em “cc” todos os membros da equipe para tratar de cada pequena decisão, isso indica que eles não se sentem à vontade tomando tal decisão sozinhos. Jennifer descobriu que, muitas vezes, eles têm medo de serem responsabilizados no caso de algum equívoco, sofrendo as consequências.

Em comparação, quando os funcionários são de fato imbuídos de poder, eles se sentem mais confortáveis assumindo sozinhos a responsabilidade por uma decisão. Também passam a usar telefonemas e conversas cara a cara para resolver as questões rapidamente, sem a necessidade de transformar tudo em conversas por e-mail tão longas quanto Guerra e Paz.

Trata-se de economia comportamental elementar. Quando o e-mail é visto como recurso infinito, as pessoas abusam dele. Se uma corporação limita seu uso, cada mensagem se torna mais valiosa – e os funcionários se tornam mais conscientes de como e quando escrevem mensagens.

É verdade que nem todos os e-mails enviados de madrugada são maus. Como Jennifer descobriu, os funcionários não gostam de serem obrigados a responder à uma da madrugada, mas reconhecem o valor da flexibilidade de poderem transferir parte do trabalho para a noite se preferirem. E não se importam de lidar com crises de trabalho autênticas que surgirem durante os momentos de lazer. Na Edelman de Toronto, os funcionários tentam não incomodar um ao outro à noite – mas, se um cliente enviar uma mensagem que precisa de resposta urgente, eles vão atendê-lo.

Essas mudanças não podem ocorrer por meio do comportamento pessoal: a política precisa vir do topo. (Se o seu chefe costuma enviar a você e-mails com questões importantes às 11 da noite, a mensagem entendida é “Nessa empresa, trocamos e-mails à meia noite”). E algumas mudanças parecem mais uma questão de colocar a casa em ordem, mas são grandes as suas repercussões, como manter uma caixa de entrada separada para as mensagens pessoais. É impossível ignorar a caixa de entrada se é também para ela que os amigos enviam os relatos chorosos de suas desilusões amorosas.

Mas vale a pena. Há mais de um século, os operários das fábricas lutaram pela jornada de trabalho limitada usando um lema ativista: “Oito horas de trabalho, oito horas de descanso, oito horas para aquilo que quisermos”. Trata-se de uma herança que os americanos fariam bem em restaurar no seu Dia do Trabalho.

Tradução de Augusto Calil

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