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Negócios lucram fazendo gestão de documentos empresariais

Terceirização de gestão de papelada impulsiona empreendimentos que atuam no ramo

Claudio Marques

20 Novembro 2016 | 07h21

Thiago Oliveira, dono da IS Log Service

Thiago Oliveira, dono da IS Log Service

Caroline Araujo
ESPECIAL PARA O ESTADO
A organização de documentos dentro de uma empresa, se não for bem feita, pode criar mais problemas do que facilidades. Diante do cenário de recessão econômica, companhias que oferecem serviços de controle, monitoramento, digitalização e transporte de documentos e arquivos aproveitam a necessidade de redução de custos para atrair novos clientes.

Marcelo Araújo já trabalhava na área de gerenciamento de documentos quando abriu a própria empresa, em 2015. Ele conta que juntou especialistas de áreas como logística, administração financeira, comercial e tecnologia para fundar a eBox Digital, que armazena e organiza documentos físicos e digitais de forma automatizada.

“As companhias só pensam na organização documental quando têm algum problema. Elas têm dificuldade em organizar papéis importantes. Juntamos esses fatores à tendência de redução do uso do papel e montamos a empresa”, conta.

A empresa atende clientes dos ramos alimentício, financeiro, educacional, hospitalar e jurídico. “Oferecemos soluções personalizadas. Digitalizamos, por exemplo, arquivos que não precisam mais de cópias físicas, para que informações importantes fiquem armazenadas. Também prestamos consultoria para ensinar as companhias a lidar com documentos variados.”

Segundo ele, um dos destaques da eBox é armazenar caixas usando a tecnologia RFID (chip de identificação por radiofrequência). “Caso uma caixa tenha sua localização alterada dentro do galpão, ficamos sabendo imediatamente. É uma forma de garantir a segurança da informação”, diz.

Outro serviço prestado é a automatização de documentos. Com exceção de documentos que, por lei, precisam ser mantidos em sua forma física, a eBox incentiva os clientes a manterem apenas cópias digitais da documentação dos funcionários. “Ao contratar um novo funcionário, não é necessário guardar a cópia física do RG, CPF e comprovante de residência. Podemos digitalizá-los e mantê-los salvo na nuvem. Quando necessário, o cliente usa sistema de buscas e localiza em segundos o documento que procura.”

Em casos especiais, quando um documento é solicitado em sua forma física, a eBox localiza e faz a entrega. Após 15 dias, se o documento não for devolvido à eBox, o cliente recebe cobranças por e-mail para que faça a devolução. “Grande parte das perdas de documentação acontecem porque a própria empresa não devolve os papéis ao arquivo”, diz.

Araújo conta que começou com quatro funcionários, em outubro de 2015, hoje são 50. A cartela de clientes possui 40 empresas de todos os portes. “Crescemos mais de 100% neste primeiro ano, faturando R$ 1,8 milhão. A expectativa para 2017 é faturar R$ 4 milhões.”

Transporte. Thiago Oliveira começou sua carreira como office boy e notou algo importante nas empresas de logística: em um roubo, apesar de as mercadorias valerem mais do que os documentos, eram os papéis roubados que geravam mais problemas. “Os produtos têm seguro mas arquivos e mala expressa, não.”

Pensando nisso, em 2002 fundou a IS Log & Service para realizar transporte de documentos e pequenas encomendas B2B (business to business). Em 2007, a IS quase faliu, mas ganhou força em 2009, ao fechar parcerias com companhias aéreas para o transporte de longa distância. Hoje, a empresa faz cerca de 15 mil entregas por dia, tem 410 funcionários, 280 veículos e atende 420 clientes de 540 municípios.

Oliveira diz que a crise trouxe novos clientes e espera fechar 2016 com 26% de crescimento. “As empresas que faturam milhões não viam necessidade de alterar seus processos de logística. Mas a crise trouxe a necessidade de cortar custos, mesmo que pequenos, ganhamos aí.”

Dijalma Santos fundador da Dbios

Dijalma Santos fundador da Dbios

Informação. A DBIOS, empresa de gestão de dados e TI, surgiu em 1991. “O negócio evoluiu junto com as mudanças tecnológicas e demandas dos clientes”, diz o fundador, Djalma dos Santos.

No começo, dava aulas de informática e prestava serviços de digitação. “Mantive as aulas de informática até 2010. Enquanto isso, o setor de gestão de dados se expandiu e a DBIOS passou a digitar e transcrever informações manuscritas de cupons, formulários, boletos e vouchers. Depois, passei a organizar esses dados em uma planilha, fazendo cruzamentos das informações”, recorda.

Santos aproveitou o fato de oferecer trabalhos de tecnologia para também prestar suporte na área de TI. “Hoje, somos certificados pela Microsoft e pela Dell e somos contratados para resolver problemas pontuais de tecnologia.”

A DBIOS conta hoje com 30 funcionários e atende todo o Brasil. De 2010 a 2015, a empresa cresceu 17%. Em 2016, o crescimento esperado é de 10%.

“A crise nos ajudou porque os clientes tiveram de fazer adaptações e investir em tecnologia para reduzir gastos. Contratar suporte quando necessário e terceirizar o tratamento de dados ajuda a diminuir custos.”

Tecnologia ajuda a reduzir em até 80% custo operacional

A Finnet, fundada em 2003 por Yoshimit Matsusaki, oferece às instituições financeiras e grandes empresas, tecnologia para reduzir o volume de papéis gerados pelas transações bancárias.

“Fazemos com que esses documentos deixem de existir na forma física e sejam incorporados pelos diversos sistemas internos da empresa. Nossa solução permite que essas informações ‘conversem’ com as instituições financeiras”, afirma.

Segundo ele, a informação eletrônica gerada pelo sistema de uma empresa é entregue automaticamente, de forma criptografada e segura, aos bancos.

“Hoje, fazemos a intermediação entre inúmeras empresas e 40 instituições financeiras. Os bancos também usam a ferramenta para enviar informações às empresas”, diz.

Matsusaki conta que quando começou a prestar o serviço, em 2003, tinha cinco funcionários. “Hoje, empregamos 160 pessoas. A partir do serviço de conexão, fomos evoluindo e lançando outras soluções. A mais recente, no mercado desde o início de 2016, além de gerar e realizar os trâmites que envolvem a emissão de uma NF eletrônica, também realiza cálculos para o pagamento de tributos, além de gerar documentos derivados.”

Yoshimiti Matsusaki, presidente da Finnet

Yoshimiti Matsusaki, presidente da Finnet

Ele conta que empresas que têm movimentação interestadual precisam ter essa operação muito eficiente, porque as taxas variam conforme o Estado.

“Desenvolvemos uma solução na qual a NF é recebida pela empresa e esse processo é calculado automaticamente, dispensando a necessidade do processo manual. Periodicamente é gerada uma guia automática para que o pagamento seja efetuado de forma automática.”

Outra frente de atuação da Finnet atende o segmento de logística. “A operação de logística evoluiu muito. Hoje, encher um contêiner leva 15 minutos, mas havia um gargalo porque nesses 15 minutos as empresas não conseguiam fazer o pagamento online do tributo e receber o comprovante para poder despachar o caminhão. Desenvolvemos um processo de pagamento de tributos expressos. Assim, o banco confirma automaticamente o pagamento, a guia pode ser impressa e o caminhão liberado”, afirma.

O engenheiro diz que não sentiu os efeitos da crise na demanda de serviços, mas no processo de decisão. “Antes, a tomada de decisão para a contratação de nossos serviços acontecia entre 30 e 90 dias, agora, esse tempo triplicou porque as pessoas estão com medo de gastar.”

Matsusaki afirma, porém, que o custo benefício de suas soluções são bastante atrativos para muitas empresas que querem melhorar a sua performance. “Temos clientes que reduziram entre 50% e 80% o custo operacional e tiveram ganho de velocidade na entrega.”

Segundo ele, neste ano a Finnet vai alcançar a meta de crescer 20%. “Com o lançamento de novos produtos, como o que irá atender o segmento de saúde, teremos resultados mais expressivos. Esse novo sistema tem potencial muito grande. Com ele, vamos buscar porcentual de crescimento mais agressivo. Essas expectativas costuma variar conforme o nicho de atuação”, diz. / C.O.