Tecnologia a serviço da produtividade

Empresa desenvolve software que monitora e faz relatório a respeito do tempo que colaborador leva para desenvolver atividades diárias

CRIS OLIVETTE

20 Dezembro 2015 | 07h13

Gabriel Magno da Silva, da Deltacon

Gabriel Magno da Silva, da Deltacon

Aumentar a eficiência dos colaboradores é uma necessidade comum entre os mais de 200 diretores de empresas ouvidos em pesquisa da PeopleOne Brasil. “Estudos indicam que 89% dos trabalhadores admitem desperdiçar tempo de trabalho. A improdutividade gera desperdícios de capital humano e recursos”, afirma o diretor executivo, Marcio Jacson dos Santos.

Segundo ele, o gargalo apontado por empresários pode ser superado com o uso do software Befective, desenvolvido pela PeopleOne. A ferramenta de gestão de tempo e produtividade mede de forma automática o tempo usado pelo colaborador em atividades como abertura de e-mails, visitas a sites, uso de softwares e o período no qual fica offline.

O diretor de gestão de TI da Deltacon, Gabriel Magno, implantou o produto em outubro, quando a produtividade média da equipe era de 70% (a porcentagem do tempo de trabalho em que o colaborador realmente se dedica a suas funções). “Em menos de dois meses alcançamos 92% na média geral.”

Magno afirma que antes os gerentes gastavam muito tempo monitorando a produtividade das equipes e agora podem se dedicar a outras atividades. “Com base nos relatórios gerados, identificamos quem ficava muito tempo offline, quais eram os sites e softwares mais acessados e até as máquinas que estavam com vírus.”

O empresário diz que a partir de fevereiro pretende implantar um plano de bonificação nos ganhos obtidos. “A recepção da equipe foi boa. Eles entenderam que a ferramenta vai ajudá-los a atingir as metas. Antes, tinham de lançar as atividades realizadas no sistema. Caso esquecessem de alguma informação, perdiam pontuação. Agora, tudo é contado de forma automática e não preciso mais estar na empresa para saber se o negócio está produtivo. Verifico pelo celular o que cada um está fazendo.”

Hilário Frainer, fundador da Gerhação

Hilário Frainer, fundador da Gerhação

Na Gerhação, empresa de terceirização de mão de obra nas áreas de limpeza e conservação, o uso do software proporcionou 25% de aumento da produtividade, segundo o presidente da empresa fundada há nove anos, Hilário Frainer. Ele instalou o programa para monitorar o desempenho de 20 funcionários da área administrativa. “O resultado é muito bom.”

Ele conta que fez um trabalho interno de orientação e conscientização ao adotar a ferramenta, no início deste ano. Com base nos relatórios e gráficos gerados, o empresário reorganizou as atividades dos colaboradores e eliminou a ociosidade de alguns. “Tenho três unidades em diferentes cidades. Fico na matriz e agora monitoro o pessoal à distância”, conta.

Na Sociedade Educacional de Santa Catarina (Sociesc – Educação e Tecnologia), que possui oito unidades, a implantação do software está ocorrendo de forma gradual. “Começamos com dez usuários, depois 20 e agora estamos em 150. Futuramente, poderemos chegar a 450 colaboradores”, diz o gerente de aquisição da instituição, Nilton Simas.

Segundo ele, a ferramenta é ideal para avaliar funcionários que fazem uso intensivo do computador. “Queremos abranger as áreas de RH, financeiro, contabilidade, controladoria, contas a pagar e a receber, além de áreas administrativas voltadas ao ensino como biblioteca, atendimento e secretaria.”

A implantação começou há cerca de um ano e, segundo ele, a produtividade está beirando os 90%. “Mapeamos e balanceamos a atividade de cada colaborador, dando aos gestores a oportunidade de distribuir de forma extremamente equilibrada a carga de trabalho.”

Simas afirma que a ferramenta fornece gráficos e indicadores de desempenho de cada funcionário, demonstrando seu nível de comprometimento. “Percebemos que entre os colaboradores, eles sabem quem realmente trabalha e quem tem carga menor, mas não podem tomar nenhuma atitude, é uma responsabilidade do gestor.” Segundo ele, antes, para identificar essa discrepância os gestores tinham de fazer mapeamentos e pesquisas de clima.

Ganho. Simas afirma que o software foi apresentado como um ganho para cada setor. “Ao comprovar produtividade acima de 90%, podemos reivindicar à direção da instituição a necessidade de investir em sistemas ou em pessoas, porque estaremos demonstrando que a área está no limite de aproveitamento da hora trabalhada.”

Ele diz que quando apresentou o sistema aos colaboradores, deixou claro que o objetivo é encontrar distorções na distribuição de tarefas. “A instituição quer ser justa e transparente, tanto que é possível ao colaborador acompanhar sua produtividade, enquanto o gestor pode identificar quem está abaixo da média, avaliar onde está a dificuldade, fazer plano de ação e oferecer, por exemplo, treinamento adicional.

Ferramenta auxilia gestor a tomar decisões estratégicas

O diretor executivo da PeopleOne, Marcio Jacson dos Santos, conta que o software começou a ser desenvolvido em julho de 2013 e foi lançado oficialmente em fevereiro de 2015. “De lá para cá, 28 empresas brasileiras e outras seis mexicanas já adotaram o sistema, somando mais de 1,6 mil usuários.”

Marcio Jacson dos Santos, diretor executivo da PepleOne, que desenvolveu o Befective

Marcio Jacson dos Santos, diretor executivo da PepleOne, que desenvolveu o Befective

Segundo ele, com a ferramenta os gestores e o próprio colaborador podem acompanhar, em tempo real, quantas horas de trabalho foram utilizadas de forma produtiva ou improdutiva.“O Befective ajuda o colaborador a gerir de forma consciente o tempo usado nas tarefas diárias. Sabendo que está sendo monitorado, ele se empenha mais e usa sua jornada de trabalho de forma mais eficiente.”

Santos diz que se a pessoa ficar em atividade offline, ao fazer novo login surge um pop up na tela (que pode ou não ser ativado pela empresa), para que justifique a ausência.

“As equipes de RH, por exemplo, terão opções de respostas como: estava analisando documentos, fazendo atendimento a cliente, conferência de cartão de ponto etc.”

Santos diz que normalmente as empresas ativam o pop up para saber quanto tempo o funcionário dedica para cada atividade. E para quem trabalha em esquema home office, o sistema tem o mesmo funcionamento. “As informações ficam na nuvem, não importa onde a pessoa esteja com o seu laptop.”

O diretor conta que a ferramenta é comercializado por meio de assinatura. “Para passar por cinco horas de treinamento o custo é de R$ 600. Mas como o software esta disponível na internet para degustação gratuita por 14 dias e tem um tutorial que ensina a fazer a configuração, muitos usuários aprendem a mexer sozinhos, dispensando o treinamento.”

A assinatura mensal equivale a R$ 25 por usuário, para até 15 máquinas. Acima desse número, cada usuário tem custo de R$ 22 por mês.

Santos afirma que um exemplo interessante é o de uma empresa na qual as equipe diziam haver necessidade de contratação de mais pessoas. “Pelo feeling do gestor, ele sabia que não tinha essa necessidade e conseguiu, por meio do Befective, detectar pessoas com muita demanda e outras com até 45% de ociosidade. Ele fez o remanejamento das atividades de quem estava com gargalo e não precisou realizar contratações.”

O diretor conta, também, que empresas que estão utilizando o software na área comercial perceberam que a equipe de vendas passava muito tempo na frente de computador.

“Os gestores constataram que, além de acessar conteúdos fora do foco da operação, os vendedores demoravam muito tempo para realizar as atividades burocráticas”, diz.

A solução, neste caso, foi contratar uma assistente, que tem remuneração menor, para preencher as planilhas, e liberar o pessoal comercial, com salário maior, para focar no objetivo maior da empresa, que é o de trazer resultado em vendas. “A ferramenta deixa evidente informações que antes eram desconhecidas do gestor e auxilia na tomada de uma série de decisões estratégicas.”