9 dicas para organizar uma assembleia digital

9 dicas para organizar uma assembleia digital

Companhias abertas devem se atentar a cuidados de segurança e evitar problemas de comunicação em assembleias para garantir o cumprimento das regras de governança

Luísa Laval, O Estado de S.Paulo

24 de abril de 2020 | 10h28

A Comissão de Valores Imobiliários (CVM) regulamentou a realização de assembleias totalmente digitais para que companhias organizem reuniões de acionistas durante o período de distanciamento social imposto pela pandemia do novo coronavírus.

Apesar de definir algumas regras, como a obrigatoriedade de gravar a reunião e oferecer possibilidade de manifestação e comunicação entre os acionistas, a instrução da CVM não detalha a forma como as assembleias podem ser organizadas nem define que tipo de plataforma pode ser utilizado.

Gestores especializados em governança corporativa recomendam cuidados básicos de otimização e segurança para realizar uma assembleia digital, e reforçam a necessidade de comunicação com acionistas e outros stakeholders (partes envolvidas nos processos de governança). 

“Em termos de governança, a assembleia é o órgão máximo. Então, isso inspira muito cuidado”, afirma o diretor presidente do Instituto Brasileiro de Relações com Investidores (IBRI), Bruno Salem Brasil. “Sabendo que vai ser uma tecnologia nova, é necessário tomar algumas providências, como reforçar a área de TI (tecnologia de informação).”

O gerente de Vocalização e Influência do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), Danilo Gregório, destaca a necessidade de preparo dos participantes para garantir o sucesso das reuniões, especialmente de pessoas que não estejam acostumadas com o formato: “É natural que haja dificuldade neste primeiro momento. É a primeira vez que estamos vendo essa situação. Existe, em alguns casos, o desejo do acionista de estar ali e ter a certeza de que ele está sendo ouvido, de que sua opinião está sendo considerada. Portanto, é necessário explicar todas as etapas do processo para que todos se sintam contemplados com suas visões.”

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Reforce a estrutura de TI da empresa: os especialistas recomendam que as companhias verifiquem a qualidade da conexão e preparem a transmissão, considerando que a maioria dos participantes utilizará a própria rede. Além disso, é necessário reforçar as plataformas de armazenamento dos documentos necessários para a participação na assembleia. “É preciso tomar providências para que o link da assembleia esteja estável, para que comporte um número razoável de conectados simultâneos”, diz o presidente do IBRI.

Forneça orientações prévias aos participantes: envie procedimentos e respostas a questionamentos gerais antecipadamente aos participantes, para que possam se preparar para a participação na assembleia. “Uma boa prática é que a empresa forneça um manual de participação na assembleia, trazendo informações sobre a matéria a ser deliberada e o andamento da pauta, apresentando a visão da administração, contendo o modelo de procuração com as opções de voto, entre outros. É um material importante, especialmente para as companhias de grande porte”, afirma o gerente do IBGC.

Peça que os participantes acessem antecipadamente a transmissão: “É muito importante que as pessoas se antecipem um pouco, que se conectem antes ou que pelo menos já requisitem o acesso com antecedência. Imagine, inclusive num evento presencial, se tenho 30 pessoas chegando três minutos antes de a assembleia começar, vai gerar uma fila e vai demorar uns 15 minutos para admitir as pessoas: o mesmo vai acontecer no online. Porque você precisa verificar se o participante é acionista mesmo, precisa gerar uma senha para acesso à assembleia”, diz Bruno Brasil.

Esteja disponível para tirar dúvidas: forneça contatos ou plataformas para que os participantes da assembleia digital possam sanar questionamentos e se acostumarem com o uso das novas ferramentas. “Nesse caso, é interessante abrir um momento de diálogo prévio à assembleia. Você pode organizar um webinar para discutir e esclarecer dúvidas sobre a participação. É uma forma de antecipar o que pode acontecer na assembleia na prática e demonstrar o esforço da companhia em esclarecer os procedimentos que ela está adotando para que a assembleia tenha sucesso do ponto de vista operacional”, aconselha Danilo Gregório.

Organize procedimentos de fala e gestão de tempo: utilize ferramentas para gestão dos tempos de fala ou designe algum dos membros organizadores para que todos os que desejarem possam se manifestar. “É importante que se tenha um controle centralizado, de quem pode falar ou não: há algumas ferramentas em que o participante ‘levanta a mão’ e lhe é dada a palavra. Tem de haver uma coordenação de quem se manifesta”, afirma o diretor do IBRI.

Forneça informações sobre requisitos de segurança aos participantes: certifique-se que todos os acionistas possuam cuidados básicos com sigilo de defesa da transmissão, como o compartilhamento de links, senhas ou documentos, além de precauções ao navegar na rede. “Não existe sistema 100% seguro: qualquer sistema é passível de fraude. A responsabilidade é dividida entre empresa, fornecedor do sistema de votação eletrônica e usuário. Se o usuário não tiver antivírus em sua máquina, clicar em links suspeitos, tudo isso vai trazer vulnerabilidade aos dispositivos da companhia a ataques. Se você entende que seu público requer esse tipo de educação, vale a pena investir em instruções. Para outras organizações, isso pode não fazer sentido.”, diz o representante do IBGC.

Prepare os representantes da companhia para manusear a ferramenta: os condutores da assembleia digital devem ser os mais bem preparados para lidar com os mecanismos de organização e precisam dar o devido ritmo à votação dos itens das pautas e manifestações de acionistas. “A própria mesa será virtual. Executivos da companhia, auditores e advogados também devem se preparar para dar posicionamentos e saber utilizar as ferramentas”, afirma Brasil. Caso necessário, pode-se fazer um teste prévio à assembleia.

Crie um canal de suporte online: além de sanar dúvidas, é importante manter uma plataforma disponível a todo momento para orientar participantes e resolver possíveis questões técnicas. “Esse será um canal de suporte online para tirar dúvidas e solucionar problemas. O acionista poderá entender quais adequações ele precisa fazer em seu equipamento e saiba como atuar na assembleia”, complementa Gregório.

Explique sobre outras possibilidades de participação: outros mecanismos de participação e registro de presença, como o voto a distância, continuam disponíveis; é aconselhável evitar a sobrecarga de participantes na assembleia digital, que pode prejudicar a qualidade da transmissão e dificultar sua realização. “As assembleias são muito pragmáticas. É preciso orientar para que as pessoas tenham bom senso: você precisa mesmo estar online no momento da assembleia ou pode enviar seu voto antes por procuração? Muitas empresas já dispõem de diversos mecanismos de procuração. É legal poder participar, mas, por praticidade, é importante entender que esse não é o único meio de participação”, conclui o presidente do IBRI.

Tendências futuras

Os especialistas acreditam que a realização de assembleias totalmente digitais no momento da pandemia do novo coronavírus abrirá as portas para que o modelo se consolide no futuro.

“Eu acredito, mesmo que seja muito cedo para falar, que não voltaremos a ter só o presencial. É uma mudança que tende a ficar. Dando tempo para a coisa acontecer, o próprio mercado se adequa. Novos fornecedores virão, com soluções melhores, com tecnologias robustas e mais confiáveis, o que pode tornar o processo ainda melhor ano que vem. O que eu acredito que vá retornar são os prazos regulamentares usuais”, afirma Bruno Brasil, do IBRI.

“Acho que é difícil voltar à estrutura que tínhamos antes. Como você agora tem a possibilidade de explorar a assembleia digital, vai haver um aprendizado. Essa discussão de migração para uma assembleia totalmente digital já existe há muito tempo. Havia um certo receio de que as ferramentas tecnológicas estariam preparadas para isso ou não, mas o mercado foi evoluindo. Tecnologia já existe para fazer, e a necessidade fez com que isso fosse acelerado. Isso também já está se tornando realidade no cenário externo.”, diz Danilo Gregório, do IBGC.

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