Um dos processos mais importantes das regras de governança corporativa é a auditoria de contas. Durante a pandemia do novo coronavírus, a atuação do auditor, que normalmente é feita em grande parte com entrevistas e verificações presenciais, pode ser afetada pelo trabalho remoto.
De acordo com especialistas consultados pelo Estadão, a qualidade das auditorias não deve ser afetada pelo distanciamento social entre auditores e funcionários de empresas. Para isso, os dois lados devem estabelecer protocolos e reforçar o planejamento para evitar perdas de prazos e informações.
“O auditor trabalha boa parte do tempo fisicamente na sede do cliente, não apenas pela facilidade de acesso a documentos, mas porque você pode exercer sua expertise na verificação in loco dos processos, na qualidade dos controles. Para otimizar o trabalho remoto, o auditor tem que trabalhar fortemente com planejamento. Um bom planejamento só funciona quando é combinado e há um compromisso do lado do cliente”, afirma o presidente do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon), Francisco Sant’Anna.
Enquanto há incerteza sobre a duração do período de isolamento social e a normalização de processos presenciais, as empresas devem fazer novas projeções e demonstrativos, o que gera mais material a ser analisado por auditores e pode trazer possíveis atrasos, se não houver comunicação adequada.
“Estou preocupado sobre o tempo, a informação, a análise e a preparação de informação incremental pela companhia. Muitas empresas estão sendo forçadas a reavaliar cenários e a preparar análises adicionais, como projeções de fluxo de caixa e suporte para recuperabilidade dos ativos. Nós também precisamos de tempo do nosso lado para avaliar, auditar e revisar essas informações”, diz o sócio de auditoria da Deloitte, Bruce Mescher.
Coordenação da auditoria
Como o processo de auditoria terá mais participação remota, é importante ter uma equipe ou um gestor responsável por mediar a comunicação e disponibilizar documentações para facilitar o processo.
“Os auditores devem ter o envolvimento de pessoas capacitadas e que têm uma visão ampla da organização e sempre manter o contato. É importante ter as pessoas certas conversando de forma antecipada sobre esses problemas”, afirma o vice-presidente técnico do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), Idésio da Silva Coelho Júnior.
“É preciso centralizar a responsabilidade para coordenar as interações, criar uma estrutura e a maneira de monitorar o status tanto nas solicitações da empresa quanto da auditoria. Também é necessário definir claramente os tipos de solicitações, os protocolos de comunicação e quais são as formas de troca de informações. Por fim, é preciso ter timelines (prazos e fluxos de trabalho) bem definidos”, acrescenta Mescher.
Ao mesmo tempo, deve-se tomar cuidado para que as informações e documentos necessários não sejam centralizadas em uma única pessoa. O Ibracon recomenda que o auditor tenha liberdade para contatar outros representantes da empresa.
“Esse caminho de centralizar as informações não é adequado, porque eu não consigo ter essa visão ampla que eu quero ter e que passa o que realmente está ocorrendo. Você pode ter até um ponto focal para direcionar suas atividades, mas você não pode ter limitação de contatos, de verificação de processos e documentos”, diz Sant’Anna.
Envio de documentos e realização de entrevistas
As empresas e os auditores devem preparar um cronograma de envio de documentos fiscais e marcação de entrevistas virtuais.
“É preciso combinar o que é necessário em termos de informação, explicar como adotar os nossos procedimentos e apresentar como as apurações estão sendo afetadas no dia a dia, como a empresa está operando, se as pessoas estão disponíveis, quais tipos de tecnologia e mecanismos podemos utilizar. Em muitos casos, será importante priorizar a frequência e antecipação de reuniões e envios”, afirma Mescher.
Com relação a possíveis documentos que só existam fisicamente, mas que não podem ser entregues por algum motivo, o processo deve conter os motivos do impedimento e o compromisso de que sejam entregues assim que possível.
“Alguns documentos que são muito importantes (como a carta de representação) ainda são movimentados por meios físicos: por correio ou por compromisso escrito de assiná-lo (por exemplo, quando diferentes executivos devem assinar) assim que terminado o período de isolamento”, afirma o representante do CFC.
Ferramentas de comunicação e segurança
Para evitar problemas de vazamento de informação e outras questões envolvendo a segurança do processo de auditoria, o Ibracon recomenda que os auditores utilizem apenas as plataformas homologadas por suas associações ou pelas empresas para envio de informações e teleconferências. Além disso, todos os participantes devem estar atentos aos mecanismos de mensuração de resultados.
“A segurança tem de ser bastante reforçada, de forma a preservar o sigilo e a qualidade do trabalho. Muitos controles internos tiveram de ser ajustados, então, a própria empresa e o auditor vão ter que verificar se isso foi feito de tal forma que permita a manutenção da qualidade dos controles”, diz o presidente do Ibracon.
Como o ambiente cibernético apresenta mais riscos, Bruce Mescher aconselha que todos os protocolos de segurança sejam reforçados para todos os integrantes da empresa e que essas informações sejam de fácil acesso a todos.
“Neste momento, existe um risco elevado e as empresas têm de reavaliar as medidas de segurança. Acho que é importante, com todos os novos protocolos que as pessoas e as empresas estão implementando para facilitar a comunicação. Muitos comitês estão fazendo um inventário para que as coisas que ficam claras em termos de protocolos, assegurando que as máquinas funcionem’, diz o auditor da Deloitte.
Após a pandemia
Apesar do fortalecimento do meio digital nas empresas, os especialistas acreditam que a tendência é que as auditorias voltem a ocorrer presencialmente, por causa da facilidade de comunicação e controle de processos.
“Existem processos muito importante de auditoria feitos fisicamente, como a validação dos estoques físicos da companhia. Isso é muito difícil de resolver. Hoje em dia, já há tecnologia para acompanhar inventário por meio de drones, mas ainda não é uma tecnologia amplamente utilizada. Além disso, o trabalho de auditoria era feito com muitos contatos pessoais. O mundo de negócios sempre foi feito de forma presencial”, afirma Coelho Júnior, do CFC.
“(O trabalho virtual) É um ambiente bem desafiador, especialmente para as áreas de controladoria, financeira e contabilidade. Todas as partes estão fazendo um grande esforço para proteger os profissionais de cada lado. Com certeza, a gente pode perder um pouquinho de eficiência, já que temos geralmente a presença física no dia a dia e interagimos com os profissionais da empresa”, diz o consultor da Deloitte.
“Temos de criar modos de participar e verificar (virtualmente). A essência do nosso trabalho é estar presente no cliente, verificando o que está ocorrendo lá”, conclui o presidente do Ibracon.
