Empresa lança sistema que facilita a vida de auditores e consultores

Este conteúdo é uma comunicação empresarial

Por DINO DIVULGADOR DE NOTÍCIAS

16 de março de 2017 | 10h40

Ribeirão Preto - SP--(DINO - 13 mar, 2017) - Empresas de auditoria e consultoria vem ganhando grande destaque no cenário econômico brasileiro nos últimos anos. Estes profissionais são contratados por empresas de diversos setores, para, dentre outros objetivos, auxiliar a encontrar falhas, otimizar processos, reduzir gastos e aumentar as receitas.Muitas das atividades desses profissionais são fora de seus escritórios, envolvendo viagens e, assim, sendo necessária a temida prestação de contas das despesas ocorridas nessas viagens a trabalho. Por exemplo, quando um desses profissionais viaja a trabalho, ele acaba tendo despesas, como combustível, hotel, aluguel de carro, passagem aérea, dentre outras. Na maioria das vezes, é necessário guardar as notas fiscais desses gastos, para depois anexá-las em um relatório de despesas (geralmente em excel ou formulário no ERP), assiná-lo, enviar para aprovação dos superiores responsáveis, para, por fim, encaminhar ao departamento financeiro que irá conciliar com o cartão corporativo ou com o adiantamento ou, ainda, fazer o pagamento do reembolso do funcionário. Todo esse processo pode levar tempo e até trazer prejuízos ao funcionário, no caso de perda de notas ou até no caso de sua justificativa não ser aceita pelos gestores, tendo ele gastos que não esperava arcar. No longo prazo, isso pode até trazer problemas trabalhistas para a empresa. Assim, com o objetivo de acabar com essa burocracia e otimizar o processo de gestão de despesas de viagens, a VEXPENSES (www.vexpenses.com) lançou um aplicativo de mesmo nome, para facilitar o trabalho de consultores, auditores e de todo o departamento financeiro das empresas. Basta que o funcionário fotografe o cupom fiscal (pode ser na mesma hora do gasto) e o registre no app, preenchendo as informações necessárias. Em seguida, é feito o envio do relatório ao aprovador, tudo pelo celular. Ele pode ainda escrever justificativas para os gastos, como "almoço pago para cliente em fechamento de negócio". Isso permite que o departamento já dê andamento ao reembolso antes mesmo desses profissionais voltarem de viagem. Possibilita, também, que o gestor tenha acesso aos gastos de seu funcionário em tempo real, melhorando o controle desses gastos e descomplicando a vida dos viajantes. O que cabe à empresa reembolsar? Cada empresa tem uma política de Prestação de Contas e reembolsos. Mas geralmente, quando o funcionário viaja a trabalho, suas passagens aéreas, quilometragem percorrida, demais transportes, hospedagem e refeições são reembolsáveis pela empresa. E isso inclui também o pagamento de almoços e jantares a clientes, se for o caso. Antes do VEXPENSES, o processo de reembolso dessas despesas era moroso e burocrático, pois era necessário que o funcionário voltasse de viagem para entregar a via física de suas notas ao departamento financeiro. Algumas empresas, pela distância física de seus auditores, tinham de enviar as notas via correio, com o profissional correndo ainda o risco de extravio dessas notas. "Com o app, ficou tudo instantâneo. Ainda em viagem, o consultor já pode registrar seus gastos, fazer a prestação de contas e, caso a empresa autorize, até jogar a nota fora", conta Thiago Campaz, sócio e fundador do VEXPENSES. O aplicativo pode ser baixado sem custos por quantos funcionários a empresa quiser. Ele já está disponível na Apple Store ou na loja no Google e disponibiliza 30 dias grátis para testes.Além dos ganhos de eficiência citados, o sistema pode ser integrado com os softwares de gestão da empresa, facilitando ainda mais o trabalho do departamento financeiro, e também o controle de gastos pelos gestores da empresa.

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