Comparecer a reuniões significa ressentir-se da maioria delas: reuniões longas demais a respeito de questões que poderiam ser resolvidas por e-mail; reuniões atrapalhadas por contratempos tecnológicos; reuniões dominadas por aquele colega que fala alto demais e interrompe todo mundo; e reuniões que lotam nossa agenda ao ponto de não termos mais tempo para, digamos, trabalhar de verdade.
As reuniões “representam o maior custo singular que não é avaliado nem discutido no balancete de uma organização”, afirmou Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte e autor de The Surprising Science of Meetings (A surpreendente dinâmica científica por trás das reuniões).
Reuniões mal conduzidas fazem os participantes perderem tempo e “resultam em frustração imediata”, afirmou Rogelberg. “Quando participamos de uma reunião ruim, essa negatividade nos acompanha, e ficamos ruminando essa sensação, isso prejudica nossa produtividade.” Além disso, afirmou ele, funcionários constantemente submetidos a reuniões ruins mostram menos comprometimento com o trabalho, de maneira geral, e por vezes acabam se demitindo.
A pandemia de coronavírus, período em que muita gente passou a trabalhar remotamente, aumentou o número diário de reuniões por trabalhador, de acordo com a Faculdade de Administração de Empresas de Harvard. E muitos trabalhadores reclamaram de “fadiga de Zoom”, ou exaustão induzida por videochamadas.
Mas mesmo em seus melhores momentos, as reuniões podem criar uma dinâmica estranha. “Quando vamos a uma reunião, abrimos mão do nosso poder pessoal e protagonismo pessoal em favor do líder da reunião”, afirmou Rogelberg. “E é um grande problema abrir mão, literalmente, do nosso livre arbítrio em favor de outra pessoa.”
Quando o protagonismo pessoal é nosso, há maneiras de tornar as reuniões menos tensas e mais eficientes. Aqui vão algumas dicas para organizar reuniões melhores, presenciais ou virtuais:
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Adote uma “mentalidade de administrador”
Como administrador da reunião, sua função é servir como o melhor facilitador possível - o que inclui a maneira como você se prepara para a reunião, como você trata os participantes e como você conclui o encontro.
Pense como você se prepararia para uma reunião com alguém que você gostaria de causar boa impressão e como a conduziria - com um cliente importante ou o diretor executivo de sua empresa. Como Rogelberg coloca, “Não gostaríamos que essas pessoas saíssem da reunião falando que foi uma perda de tempo, correto? Mas tendemos a deixar de lado essa disciplina e consideração quando nos reunimos com nossas equipes ou colegas”.
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Crie e distribua uma agenda detalhada antes da reunião
Itens típicos de agenda incluem rastrear e acompanhar metas e projetos; resolução de problemas; e discussão de assuntos complexos, afirmou Paul Axtell, treinador corporativo e autor de Meetings Matter (Reuniões importam). “Você só deve incluir na agenda o que necessitar consideração do grupo”, acrescentou ele. E garanta que o número de itens seja apropriado à quantidade de tempo disponível. De outra maneira, a reunião pode se delongar, o que é uma das maiores reclamações de participantes.
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Rogelberg sugeriu organizar a agenda como um questionário. Você saberá que a reunião foi bem-sucedida quando todas as perguntas tiverem sido respondidas. E se você não conseguir pensar em nenhuma questão para incluir na agenda? A solução é simples: não faça a reunião.
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Controle a discussão
Você também precisa garantir que todos tenham oportunidade igual de falar. Se algum participante interromper repetidamente um colega, Axtell sugeriu dizer, “Desculpe, posso cortar você um pouquinho? Quero garantir que a Janine conclua o que tem para falar, depois voltamos para você”.
Não chame mais participantes do que o necessário. É melhor organizar reuniões pequenas - com cerca de seis participantes, no máximo, afirmou Rogelberg. Quanto maior o grupo, maior a probabilidade de algo sair errado, e cada participante terá menos oportunidade de contribuir. Uma dica para esta era virtual é gravar suas reuniões no Zoom e depois disponibilizá-las para que os funcionários cuja presença não era essencial assistam quando puderem.
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Faça reuniões curtas, especialmente se forem virtuais
Todos temos menor capacidade de concentração atualmente, então, faça o que puder para reduzir o tempo das reuniões, afirmou Rogelberg. Reuniões de 15 ou 20 minutos podem ser tão efetivas quanto reuniões de uma hora. “Quando o tempo é curto, isso tende a criar uma pressão positiva”, afirmou ele. “Isso dá mais foco.”
Tenha em mente que os participantes provavelmente têm outra reunião imediatamente depois da sua, afirmou Erica Keswin, estrategista de ambiente de trabalho e autora de Rituals Roadmap: The Human Way to Transform Everyday Routines into Workplace Magic (O mapa dos rituais: a maneira humana de transformar rotinas cotidianas em magia laboral). Se você marca uma reunião, digamos, entre 10h e 11h, “como as pessoas terão tempo de tirar uns minutos para respirar ou dar uma levantada da mesa entre essa reunião e a seguinte?”. Terminar num momento menos comum - como 10h45 - é uma maneira fácil de mostrar respeito às agendas lotadas dos colegas, afirmou ela.
Confira dicas do diretor de relações governamentais do Zoom na América Latina, Nicolas Andrade, sobre como melhorar a interaão em reuniões online:
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Abra as reuniões virtuais antes da hora marcada
Humanos buscam conectar-se, especialmente quando estão trabalhando remotamente, a partir de lugares diversos. Axtell sempre abre as salas de reunião online de 10 a 15 minutos antes do horário marcado, “para que as pessoas possam dar um 'oi' e conversar um pouco”. Essa é uma ótima maneira de fomentar conexões e laços com a equipe. Além disso, evita que o papo casual tome o tempo da reunião.
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Estabeleça as regras no início
No começo de uma reunião, garanta que todos saibam o que esperar. Por exemplo, informe aos participantes se você chamará algum deles para falar, para que ninguém seja pego de surpresa. Ou você pode pedir que eles desliguem os celulares e não realizem outras tarefas durante a reunião.
Também é uma boa ideia informar a maneira que você lidará com dúvidas. Guardá-las até o último momento raramente funciona bem, afirmou Axtell, porque perde-se o contexto delas. Em uma reunião virtual, encoraje os participantes a escrever suas dúvidas no chat da plataforma de comunicação e designe um dos participantes para monitorá-las e alertar você - dessa maneira, você pode continuar conduzindo a reunião sem se distrair lendo o chat.
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Fragmente reuniões grandes em reuniões menores
Se uma reunião grande é necessária, você poder aumentar o engajamento dos participantes habilitando salas simultâneas em plataformas virtuais (ou, se estiver no escritório, dividindo os participantes em subgrupos em salas separadas). Designe cada subgrupo para discutir uma tarefa por, digamos, 15 minutos, e depois reagrupe todos os participantes. “Isso funciona como um aquecimento”, afirmou Rogelberg. “Quando os participantes retornam, tende a haver muito mais comunicação.”
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Saiba se seus colegas estão bem
Nos primeiros dias da pandemia, houve uma ênfase em saber como estavam nossas pessoas próximas e garantir que todos ficassem bem. Isso ainda é importante, afirmou Keswin. Uma sugestão: nos primeiros minutos da reunião, “peça que todos os participantes digam ao grupo, com um adjetivo, como se sentem hoje”. Uma colega poderá dizer que está exausta, ou animada, ou perfeitamente contente. Esse exercício é “muito inclusivo”, afirmou Keswin, e ajuda os colegas a se sentir conectados. Além disso, se você é o gerente, o exercício pode mostrar quem precisa de sua atenção individual, posteriormente.
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Esteja ciente a respeito dos percalços de um ambiente híbrido de trabalho
Nessa nova era do trabalho, alguns colegas continuarão trabalhando remotamente, participando virtualmente de reuniões, enquanto outros participarão presencialmente. É importante que todos se sintam incluídos, afirmou Keswin. Ela ouviu reclamações de alguns funcionários que participam remotamente de reuniões e encontram os colegas conversando de uma maneira que os fazem se sentir como intrusos.
Há o risco de que funcionários remotos “sintam-se como cidadãos de segunda classe”, afirmou Keswin. Ela sugeriu que, para “democratizar" essa situação, talvez os funcionários que estivessem no escritório devessem participar das reuniões também pela internet, acessando cada um de sua mesa, em vez de se juntar presencialmente em uma mesma sala de reunião.
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Termine bem a reunião
Quando restarem poucos minutos para o fim, comece a concluir as discussões. Axtell aconselhou perguntar, “Alguém gostaria de acrescentar algo mais? Todo mundo está de acordo com nossas conclusões?”.
Rogelberg afirmou que uma boa maneira de concluir é recapitular o que o grupo discutiu e identificar o responsável para cada tarefa individual. Encerrar bem uma reunião “significa mostrar a todos os participantes que acabam de fazer um bom investimento do seu tempo, mostrando o ponto em que todos chegamos e como avançamos com nossos objetivos durante o encontro, afirmou ele. “As pessoas saem da reunião sabendo o que foi realizado.”
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Ouça o retorno dos participantes
Essa é a maneira mais infalível de melhorar suas reuniões, afirmou Rogelberg. "Esse é, em muitos aspectos, o melhor jeito de gerenciar”. Se você organiza reuniões regulares com o mesmo grupo de pessoas, distribua periodicamente uma pesquisa para os participantes preencherem anonimamente. Peça que sua equipe indique o que vai bem e o que não está funcionando e que compartilhe ideias que possam melhorar a experiência. “O que você tenta fazer, como líder da reunião, é criar conversas positivas em torno das reuniões”, afirmou ele. “Neste momento, as únicas conversas que temos tendem a ser reclamações. Queremos mudar isso e tornar mais comuns as conversas construtivas em torno das reuniões.”
/ TRADUÇÃO DE AUGUSTO CALIL
