Desde que a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) autorizou a realização de assembleias parcial ou totalmente digitais por causa da pandemia do novo coronavírus, 37 companhias comunicaram fatos relevantes relatando que adotaram esse tipo de reunião, de acordo com levantamento da Bolsa de Valores de São Paulo, a B3. O novo prazo para conclusão das assembleias-gerais ordinárias (AGOs) é 31 de julho.
A avaliação geral de especialistas em mercado de capitais é de que essas reuniões têm funcionado e são uma ótima solução para as circunstâncias atuais. Além disso, muitos acreditam que o modelo deve continuar sendo aplicado após a pandemia, de forma a acelerar os processo e aumentar o alcance das assembleias.
“De forma geral, as assembleias digitais vêm funcionando de uma forma bem interessante. Ainda estamos analisando esses resultados, mas temos visto mais vantagens do que desvantagens”, diz Sandra Calcado, coordenadora da área para do Instituto Brasileiro de Relações com Investidores (IBRI Mulheres).
Para Ana Paula Reis, vice-presidente da Comissão de Mercado de Capitais da Associação Brasileira de Companhias Abertas (Abrasca) e advogada da BMA Advogados, as assembleias totalmente digitais supriram as demandas do momento, mas ela não está certa de que o formato será amplamente adotado posteriormente.
“Você não dá a possibilidade de o acionista estar frente a frente com a diretoria da companhia. Mesmo tendo essa possibilidade, a dinâmica no ambiente virtual não favorece essa interação. Fazer uma pergunta cara a cara é diferente de uma reunião virtual. As assembleias virtuais podem ser realidade para algumas companhias e para outras não: depende do perfil dos investidores e das pautas que estão sendo deliberadas”, afirma Ana Paula.
Uma das orientações de Sandra para que as assembleias funcionem adequadamente é seguir os mesmos protocolos das AGOs presenciais: “O importante é reproduzir o que você faria na assembleia presencial para a digital. Por exemplo, continuar mantendo o limite de horário de entrada para garantir a identificação e segurança de todos os participantes, algo que já é feito nas reuniões presenciais”.
Sandra também é gerente de relações com investidores da empresa de logística Log-In, primeira empresa a fazer uma assembleia totalmente digital neste ano, ocorrida em 22 de abril. Ela diz que o ponto-chave para a organização foi o estudo de possíveis riscos e a integração de mais áreas.
“O nosso grande fator de sucesso foi aplicar diferentes cenários de situações para o virtual, como queda de energia e falhas na conexão. Nós envolvemos as áreas-chave da companhia, principalmente a jurídica, a de relações com investidores e a tecnologia de informação, que não era tão relevante anteriormente. Dessa forma, pudemos organizar a assembleia de acordo com o perfil mais interessante para a companhia”, afirma Sandra.
Ana Paula elogia o sistema de segurança que a maior parte das companhias adotou durante a execução das reuniões: “As companhias lidaram muito bem com a segurança. Algumas adotaram aquele sistema de sala de espera, em que a pessoa apresentava o documento e o rosto, e tudo estava sendo gravado. Houve controle de acesso à sala e foi perfeitamente eficaz”.
Experiências de companhias
A multinacional alimentícia BRF optou por adotar o formato parcialmente digital de assembleia, realizada em 27 de abril. De acordo com Bruno Ferla, vice-presidente institucional, jurídico e de compliance da companhia, isso possibilitou que acionistas que quisessem participar presencialmente também pudessem se sentir à vontade durante o processo.
“Nós alteramos o local da realização do encontro físico, que seria em Santa Catarina, e passou a ser em São Paulo, onde tínhamos um escritório adequado, com ventilação, para receber pessoas. Estávamos presentes os representantes da companhia e compareceu um procurador de outros acionistas. A possibilidade de ter os acionistas presentes tanto fisicamente quanto à distância foi muito bem vista pelo mercado”, afirma Ferla.
Ele diz que a instrução da CVM permitindo o novo modo de organização da assembleia foi um alívio para a companhia, que pôde concluir o evento ainda dentro do prazo original, que seria 30 de abril. “Mesmo tendo a possibilidade de postergar o prazo, porque para nós era importante aprovar as contas e porque teríamos mudanças na composição do conselho de administração.”
A empresa de calçados e artigos esportivos Alpargatas decidiu adotar a assembleia totalmente digital. Julian Garrido, diretor financeiro e de relações com investidores da corporação, diz que o fato de a empresa já passar por processos de modernização facilitou a adaptação dos investidores durante a realização da AGO.
“É uma adaptação cultural que começou antes da pandemia. Tivemos mudanças internas para aprimorar e experimentar ferramentas digitais. Com essa preparação, conseguimos lidar com a situação e nos adaptarmos às novas circunstâncias”, afirma.
“Nós preparamos um comunicado com todos as observações e documentos necessários para participar da assembleia. O acionista indicava um e-mail e nós enviamos uma senha para participação. Demos o passo a passo para a realização da assembleia e criamos um e-mail para centralizar as questões relacionadas à assembleia, organizado de forma muito didática, o que facilitou o processo”, explica o diretor jurídico e de assuntos corporativos da Alpargatas, Adalberto Granjo.
O diretor jurídico também afirma que um dos fatores mais importantes para a companhia foi garantir que os acionistas tivessem as informações necessárias.
“Não é diferente do que fazíamos antes, mas o processo de instruir e fornecer os documentos necessários para a tomada de decisões é ainda mais importante quando você envolve a distância. Não só as informações que a lei determina, mas é preciso instruir o acionista para a participação nesse formato de assembleia”, afirma Granjo.
Os executivos das empresas acreditam que os novos formatos de assembleias têm potencial de serem adotados amplamente pelo mercado, mantendo a formalidade e a objetividade das reuniões.
“Esse é um avanço que está aqui para ficar. Vai depender das empresas optarem pelo modelo que considerarem melhor. Eu acredito que a assembleia parcialmente digital ainda preserva a tradição de você ter um local para que os acionistas possam de fato discutir. Você teria sempre essa possibilidade de ter o fórum, mas abre a oportunidade para aquele acionista que está em outro lugar do mundo, e que pode participar da assembleia. Esse modelo é muito mais democrático e inclusivo”, afirma o vice-presidente da BRF.
“As pessoas precisam acreditar que funciona, que é melhor do que o presencial, por todo o contexto envolvido, com aspectos ambientais, econômicos e sociais. Ter pessoas de prontidão para testar procedimentos nos ajudou a antecipar alguns problemas. Quando você trabalha focado nisso, e consegue ter bons resultados com base nos erros e acertos anteriores”, diz Garrido, da Alpargatas.
